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Datenbankzuordnung

Feldzuordnung

Mit der Datenschnittstelle Rondell 1.00 wird der Aufbau der dta – Dateien für den Datenimport aus Fremdsystemen in die BüroWARE – Standardschnittstelle erleichtert. Die einzige Voraussetzung, die die Daten aus dem Fremdsystem haben, ist die Verfügbarkeit einer ODBC – Schnittstelle, oder die Möglichkeit die Ausgangsdaten in ein solches Format zu überführen. (Excel oder dBase).

Die Software wurde schon mit verschiedenen ODBC – Schnittstellen erfolgreich getestet (z.B: Sage Classic Line, GIV, und anderen).  
 

Beschreibung der Grundlegenden  Funktionen

Der logische Ablauf der Bearbeitung der Schnittstellendaten ist in eigenen Registerkarten gegliedert. Die einzelnen Funktionen werden im folgenden beschrieben.

Quelldatenbank

Das Programm kann mehrerer Beschreibungen für verschiedene Quelldatenbanken gleichzeitig verwalten. Um die Verbindung aufzubauen wird der Verbindungsassistent aufgerufen.

Die Computerdatenquellen werden am einfachsten über die Systemverwaltung mit den ODBC – Datenquellenadministrator aufgebaut.

Andere Datenquellen, CSV – Format oder Excel können zur Zeit noch nicht genutzt werden, da auf die Daten über dynamische SQL – Scripte zugegriffen wird. Die oben genannten Datenquellenarten lassen sich aber problemlos in ODBC – fähige Datenquellen umwandeln (z.B.: dBase)

Der Zugriff die Quelldaten erfolgt entweder einfach über den Tabellenname und die Felder werden dynamisch dazu gelesen oder man schreibt speziell angepasste SQL – Scripts um auf die Daten zuzugreifen.

Viele ODBC – Treiber lassen es nicht zu, zusätzliche Indizes aufzubauen, um einen schnellen Zugriff auf die Daten zu gewährleisten. Es bietet sich somit an, die Daten in die SQL – Datenbank, die das Programm auch zur Speicherung der Schnittstellendefinitionen nutzt, zu importieren. Das Aufbereiten der Daten für die BüroWARE kann somit um ein vielfaches beschleunigt werden.

Der Datenimport  wird mit wenigen Mausklicks vorbereitet und problemlos durchgeführt.

Nach Auswahl der Datenquelle lassen sich in den meisten Fällen alle verfügbaren Tabellen der Datenbank anzeigen und für den Datenimport vorbereiten. Es ist nur erforderlich das Schlüsselfeld und den Schlüsseltyp der Tabelle festzulegen und schon kann die Tabelle als Grundlage für den Datenimport genutzt werden.

Zur Information kann der Inhalt der Tabellen sofort über eine Mausklick angezeigt werden.

Die angezeigte Tabelle kann komplett in Excel exportiert werden.

Tabellendefinition

Über diese Registerkarte können von der Tabelle bestimmte Datenbereiche ausgewählt werden, in  dem das SQL – Script um eine entsprechende Where – Klausel erweitert wird. Es werden dann nur die Datensätze übernommen, die den gewünschten Bedingungen entsprechen.

Diese Ausnahmebedingungen können wie oben genannt über SQL – Script festgelegt werde oder in einem zusätzlichen Script verschiedener Programmiersprachen definiert werden. Es wird somit möglich, das der Kunde zum Beispiel in

Exceltabellen vorbereitet, welche Datensätze nicht übernommen werden. Die Schnittstelle prüft dann diese Eingaben und berücksichtigt diese bei der Übernahme.

Beispiel: Es sollen alle Lieferanten die der Kunde in der Excelspalte „L“ mit „x“ gekennzeichnet hat nicht mit übernommen werden. Im Script wird mit der Abfrage „select L from tmp_bw_mappe1 where kundennummer=:kdnr“ das Feld „L“ abgefragt und jeweils ein True („T“) oder False („F“) zurückgegeben.

Wichte Notizen, die während der Übergabe benötigt werden, können auf dieser Seite festgehalten werden.

Importbeschreibung

Kernstück des Datenimports ist das Anlegen der Importbeschreibung. Diese erfolgt  zum großen Teil mit Drag & Drop und der Einstellung einiger Parameter. Hier ist natürlich genaue Kenntnis der Ausgangs- und der Zieldaten erforderlich.

Auf dieser Seite werden die Felder der Quelltabelle angezeigt, die durch ziehen mit der Maus auf die entsprechenden Felder der BüroWARE gezogen werden können.

Durch verschieden Schalter  können Konvertierungsvorschriften für einzelne Felder beeinflusst werden.  In den Spalten 7 bis 9 werden diese gesetzt, wobei dann in weiteren Registerkarten die Konvertierungsvorschriften dazu festgelegt werden.

Felder, die in der Quelltabelle nicht vorhanden sind, können in der Zieltabelle mit einem Standardwert belegt werde. (zum Beispiel: Belegzeitraum für das aktuelle Jahr auf „0“ setzen)

Felder können durch einen Vorsatz erweitert werden. (zum Beispiel: Debitorennummer mit „1“ bzw. Kreditorennummer mit „7“)

Details

Auf der Seite Details bieten sich weitere Möglichkeiten für die Manipulation der Daten während der Übernahme aus dem Fremdsystem. Der SQL – Script für ein Feld kann hier überarbeitet werde.

Es können verschiedene Funktionen aufgerufen werden. Zum Beispiel Ersetzungsfunktionen, bei denen unter bestimmten Bedingungen neue Werte gesetzt werden. Oder es können frei programmierbare Scripts hinterlegt werden, welche die Datenübernahmen beeinflussen.       Beispiel:

Des weiteren können hier Folgefelder zu einem Feld definiert werde. Als Beispiel sei hier das Verknüpfen einer Bezeichnung 2 im Artikelstamm mit dem Langtext genannt.

Bei dem Aufbau der Funktionen leistet eine Erfassungsmaske Hilfestellung, um den Bedingungsstring in der richtigen Syntax aufzubauen.

Wichtige Kommentare für das jeweilige Datenfeld können auf dieser Seite gespeichert werden.

Die Verwaltung von Individualfeldern wurde in die Seite Details  mit aufgenommen. Individualfelder können dadurch in die Beschreibung der Schnittstelle mit eingegeben werden.

Die Datenschnittstelle Rondell 1.00 bietet verschiedene Möglichkeiten, die Datenfelder zu konvertieren. Diese Konvertierung kann über INI-Dateien, INI-Tabellen oder Hilfstabellen erfolgen. Diese werden im folgenden genauer beschrieben.

INI-Dateien

Durch diese Konvertierung wird es möglich die Struktur der Daten komplett automatisch zu reorganisieren. Denkbar ist zum Beispiel die Überarbeitung der Mengeneinheiten. Häufig kommt es vor, dass für Stück verschieden Kürzel verwendet worden sind (St, Stk, Stck, ...) Diese können dann einheitlich auf eine Mengeneinheit festgelegt werden.

Felder, die in der Importbeschreibung in der Spalte 7 markiert wurden, werden über INI-Dateien Werte zugewiesen.

Falls es zu den Werten eine Beschreibungstabelle in den jeweiligen Datenquellen gibt, können die Beschreibungen hier mit angezeigt werden. Es muss dazu nur das jeweilige SQL – Script mit angegeben werden.

INI-Tabellen

Felder, die in der Importbeschreibung in der Spalte 8 markiert wurden, werden über INI-Tabellen konvertiert.

INI-Tabellen werden notwendig, wenn die einfache Zuordnung von neuen Werten auf die Ausgangsdaten nicht mehr möglich ist. Ein Beispiel dafür ist die Steuerzuordnung von Konten. In der BüroWARE wird der Steuerschlüssel zwischen Mehrwertsteuer und Vorsteuer unterschieden. In den meisten anderen Finanzbuchhaltungen nicht. Der Steuerschlüssel wird über die Werte in einem Bedingungsfeld (hier Buchungsschlüssel der Quelldaten) auf die neuen Werte aufgeteilt.

Beispiel

Alter Wert (01) steht für 16% (noch) allgemeiner Steuer. Das Feld für die Bedingung ist im Beispiel der Buchungsschlüssel, der zwischen Rechnungsausgang und Rechnungseingang differenziert. Die Werte für die Bedingungen müssen manuell erfasst werden. Diesen Bedingungen werden die entsprechend neuen Werte zugeordnet. Hier werden für 16% Mehrwertsteuer die 3 und für die 16% Vorsteuer die 9 eingetragen.

Hilfstabellen

Felder, die in der Importbeschreibung, Spalte 9 markiert wurden, werden über Hilfstabellen konvertiert.

Wenn es notwendig wird, dass aus mehreren Parametern der Ausgangsdaten ein Index ermittelt werden muss, ist das über die Hilfstabellen möglich. Hilfstabellen sind Tabellen der BüroWARE. Auf diese kann über die ODBC - Schnittstelle der BüroWARE zugegriffen werden. Im gezeigten Beispiel wird aus den 5 Parametern (Anzahl der Nettotage und 2 zusätzlicher Zahlungsziele mit Skonto) der Rückgabewert für die Zahlungskonditionen der BüroWARE ermittelt.

Protokollierung

Die Datenübernahme wird protokolliert. Dabei werden Fehler, fehlende Informationen und Datenkonstellationen, die nicht in der Schnittstellenbeschreibung hinterlegt wurden protokolliert.

So werden z.B. Buchungssätze, die wegen fehlender oder falscher Beschreibung aus dem Fremdbuchungsjournal nicht übernommen werden können protokolliert. Dadurch kann die Importbeschreibung präzisiert werde oder der fehlende Buchungssatz manuell nacherfasst werden.

Buchungsschlüssel nicht behandelt: 65576

  Lfd_Buchungsnummer: 4281

  Transaktionsnummer: 1202

  Buchungsschluessel: 65576

  Kontonummer: 31200000000

  Buchungsdatum: 16.01.2006

  OP_Nummer: OP DIV

  Buchungstext: Rückerstatt.Firmenau

  Umsatzkennz: 0

  BruttobetragDerEigenwaehrung: 221,23

  KontonummerGegenkonto: 27900900000

  Steuercode: 00

  SteuerbetragInEigenwaehrung: 0

  Steuersatz: 0

  Satztypus: 1

  Satzkennzeichen: 0

  Zahlungskond_TageNetto: 0

  Zahlungskond_Prozent1: 0

  Zahlungskond_TageSkonto1: 0

  Zahlungskond_Prozent2: 0

  Zahlungskond_TageSkonto2: 0

  Belegdatum: 10.01.2006

  Belegnummer: 07-02

  Periode: 01

Anwendung

Die Datenschnittstelle Rondell 1.00 ist in 2 Ausprägungen lieferbar.

• Datenschnittstelle Rondell 1.00 ohne Importbeschreibung. Die Importbeschreibung für das zu konvertierende Fremdsystem muss komplett neu erstellt werden. Das erfordert natürliche präzise Kenntnis des Fremdsystems.

•  Datenschnittstelle Rondell 1.00 mit bereits eingerichteter Importbeschreibung für das zu Konvertierende Fremdsystem. Hier kann nach Überprüfung der Vollständigkeit der Importbeschreibung für den konkreten Übernahmefall und deren eventueller Erweiterung und Anpassung sofort mit der Übernahme begonnen werden. Das wird der Standardanwendungsfall sein.

Ziel ist der schrittweise Aufbau eines Pools von Datenübernahmedefinitionen verschiedener Hersteller.

Damit wird dem Fachhändler die mühevolle Arbeit der Datenübernahme aus diesen Systemen erleichtert werden soll.

Ich als Fachhandelspartner der SoftENGINE GmbH ist für Hinweise zur Schnittstelle dankbar.